Cách đọc giấy chứng nhận đăng ký bất động sản (登記事項証明書) ― phần tiêu đề, khu Giáp, khu Ất cho biết "hiện trạng" của bất động sản

Giấy chứng nhận đăng ký (登記事項証明書, trước đây gọi là bản sao sổ đăng ký 登記簿謄本) giống như giấy tờ tùy thân của một bất động sản. Phần tiêu đề (表題部) ghi thông tin vật lý của bất động sản, khu Giáp (甲区) ghi lịch sử chủ sở hữu, khu Ất (乙区) ghi các quyền bảo đảm như thế chấp. Bài này sắp xếp lại cách xin cấp và lệ phí, sự khác nhau giữa số thửa (地番) và địa chỉ, cần nhìn chỗ nào khi tư vấn thừa kế, mua bán, ranh giới, và ý nghĩa của gạch dưới "đã xóa".

Về bản dịch này ― Trang này là bản dịch tiếng Việt của bài viết gốc bằng tiếng Nhật, do người điều hành KuraLab ― chuyên viên giao dịch bất động sản (宅地建物取引士) và hành chính thư sĩ (行政書士) được cấp phép tại Nhật ― viết. Bản tiếng Nhật là bản chính thức; nếu có khác biệt, bản gốc tiếng Nhật được ưu tiên. Bài viết giải thích chung về luật và thủ tục của Nhật Bản tại thời điểm ghi trên trang, không phải tư vấn pháp lý, thuế hay cư trú cho trường hợp của bạn ― hãy xác nhận với chuyên gia có giấy phép tại Nhật. Các thuật ngữ tiếng Nhật được giữ trong ngoặc để bạn tra cứu. Đọc bản gốc tiếng Nhật

"Căn nhà này vẫn còn nợ vay ạ." Trong một buổi tư vấn thừa kế, một phụ nữ mở giấy chứng nhận đăng ký ra và chỉ vào cột quyền thế chấp ở khu Ất (乙区). Số tiền nợ 28 triệu yên, bên nhận thế chấp là ngân hàng. Đó là khoản vay mua nhà cha chị ký từ 20 năm trước. Tôi nhìn xuống phía dưới dòng đó. Có gạch dưới. "Cái này đã được xóa rồi." Khoản thế chấp đã trả xong từ 12 năm trước; ghi chép còn đó nhưng không còn hiệu lực. Chị nói "tôi không biết gạch dưới nghĩa là gì". Bài viết này bắt đầu từ câu chuyện về gạch dưới ấy.

Mọi tư vấn về đất và nhà đều bắt đầu từ việc xin giấy chứng nhận đăng ký (登記事項証明書). Giấy này trước đây gọi là bản sao sổ đăng ký (登記簿謄本); sau khi Cục Pháp vụ (法務局) tin học hóa thì đổi tên thành giấy chứng nhận đăng ký. Thuộc sở hữu của ai, có bị bảo đảm không, diện tích và kết cấu thế nào. "Hiện trạng" của bất động sản nằm gọn trên một tờ giấy.

Có ba cách xin. Yêu cầu tại quầy Cục Pháp vụ (600 yên một bản), yêu cầu trực tuyến rồi nhận qua bưu điện (500 yên), yêu cầu trực tuyến rồi nhận tại quầy (480 yên). Nếu không cần giá trị chứng nhận mà chỉ muốn xem nội dung, xem trực tuyến qua Dịch vụ cung cấp thông tin đăng ký (登記情報提供サービス) vừa rẻ vừa nhanh. Dù cách nào, khi yêu cầu cũng cần "số thửa" (地番, với đất) hoặc "số nhà" (家屋番号, với nhà). Đây là số khác với địa chỉ (住居表示), được ghi trên bảng kê thuế tài sản cố định (固定資産税の課税明細書) hoặc giấy tờ đăng ký trước đây. Nếu không biết, có thể nhờ quầy Cục Pháp vụ tra từ địa chỉ.

Giấy chứng nhận chia làm ba phần. Phần thứ nhất là "phần tiêu đề" (表題部), ghi thông tin vật lý của bất động sản. Với đất: vị trí, số thửa, loại đất (地目: đất ở, ruộng, rẫy, rừng v.v.), diện tích đất (地積). Với nhà: vị trí, số nhà, loại (nhà ở, cửa hàng v.v.), kết cấu (gỗ, mái ngói, 2 tầng v.v.), diện tích sàn, và ngày xây dựng (ngày xây mới). "Nhà xây khi nào", tức là tuổi nhà, xem ở đây. Thông tin này dùng để ước giá khi bán và tính thuế khi bán (khấu hao). (Giá trị nhà để tính thuế thừa kế dùng nguyên giá đánh giá thuế tài sản cố định của thành phố, nên không lấy từ đây.)

Tóm tắt ba phần của giấy chứng nhận: phần tiêu đề ghi vị trí, số thửa, loại đất, diện tích đất (với đất) hoặc số nhà, loại, kết cấu, diện tích sàn, ngày xây mới (với nhà); khi thừa kế, xem diện tích và năm xây để biết tuổi nhà và kiểm tra thuế đăng ký. Khu Giáp ghi lịch sử chủ sở hữu (số thứ tự, nguyên nhân, họ tên) và các mục như kê biên, đăng ký tạm; khi thừa kế, xem chủ sở hữu hiện tại có phải là người đã mất không và người trước đó là ai. Khu Ất ghi các quyền ngoài quyền sở hữu như thế chấp, thế chấp hạn mức, quyền thuê; khi thừa kế, xem còn bảo đảm nào không và có sót việc xóa không (có gạch dưới là đã xóa).

Phần thứ hai là "phần quyền (khu Giáp)" (権利部（甲区）), ghi chép về quyền sở hữu. Ai, khi nào, vì nguyên nhân gì (mua bán, thừa kế, tặng cho) trở thành chủ sở hữu, xếp theo số thứ tự (順位番号). Dòng dưới cùng là chủ sở hữu hiện tại. Khi tư vấn thừa kế, ở đây tôi xem tên người đã mất còn đứng không (đã đăng ký thừa kế chưa), chủ sở hữu trước đó là ai (có phải thừa kế nhiều đời (数次相続) không). Nếu có ghi "đăng ký tạm chuyển quyền sở hữu", "kê biên" (差押), "kê biên tạm" (仮差押) thì đó là dấu hiệu bất động sản có quyền của người thứ ba dính vào.

Phần thứ ba là "phần quyền (khu Ất)" (権利部（乙区）), ghi các quyền ngoài quyền sở hữu, chủ yếu là bảo đảm. Quyền thế chấp (抵当権, như vay mua nhà), thế chấp hạn mức (根抵当権, hạn mức vay kinh doanh), quyền địa thượng (地上権), quyền thuê (賃借権) v.v. Cột thế chấp ghi số tiền nợ, lãi, người mắc nợ, bên nhận thế chấp (tổ chức tài chính). Khi nhận bất động sản qua thừa kế, nếu khu Ất còn thế chấp, cần xác nhận khoản nợ đó còn hay đã trả xong mà chỉ còn đăng ký. Dù đã trả xong, nếu không làm đăng ký xóa (抹消登記) thì ghi chép thế chấp vẫn không mất.

Một điểm cốt lõi trong cách đọc. Ghi chép cũ không bị xóa mà vẫn còn, và ghi chép đã mất hiệu lực được gạch dưới. Thế chấp có gạch dưới là đã xóa, chủ sở hữu có gạch dưới là chủ sở hữu cũ. Rất nhiều người bỏ sót gạch dưới rồi hoảng hốt "vẫn còn thế chấp".

Sắp xếp theo tình huống nên xem chỗ nào. Thừa kế: chủ sở hữu hiện tại ở khu Giáp, và diện tích đất, diện tích sàn ở phần tiêu đề (đối chiếu với giấy chứng nhận đánh giá dùng để tính thuế đăng ký). Mua bán: khu Giáp có quyền của ai ngoài người bán không, thế chấp ở khu Ất có xóa được lúc thanh toán không. Ranh giới: diện tích đất ở phần tiêu đề, cùng bản đồ công (公図) và bản đồ đo đạc diện tích (地積測量図) xin riêng. Đồng sở hữu: mục "phần sở hữu" (持分) ở khu Giáp cho biết ai nắm bao nhiêu phần. Căn hộ chung cư: phần tiêu đề có "hiển thị quyền sử dụng đất" (敷地権の表示) không.

Hôm đó, chúng tôi đọc cùng nhau từng tờ. Phần tiêu đề. Vị trí, số thửa, loại đất là đất ở, diện tích 165,28 m2. Về nhà: số nhà, loại là nhà ở, kết cấu gỗ mái ngói đá 2 tầng, diện tích sàn tầng 1 là 62,10 m2, tầng 2 là 48,55 m2, xây mới năm Heisei 8 (1996). Từ năm xây này biết được tuổi nhà. Khu Giáp. Số thứ tự 1 là cha chị mua năm Heisei 8, đó là dòng cuối nên chủ sở hữu hiện tại vẫn là cha, chưa đăng ký thừa kế. Khu Ất. Số thứ tự 1 là thiết lập thế chấp năm Heisei 8, số tiền nợ 28 triệu yên, và số thứ tự 2 là "xóa thế chấp số 1" năm Heisei 26 (2014). Dòng thế chấp số 1 có gạch dưới. Tức là khoản vay đã trả xong và đăng ký xóa cũng đã làm. 28 triệu yên mà chị tưởng "vẫn còn" chỉ còn lại như một ghi chép.

Ở một buổi tư vấn khác, chuyện ngược lại xảy ra. Khu Ất có thế chấp hạn mức không gạch dưới, hạn mức tối đa 30 triệu yên, người mắc nợ là công ty do người cha đã mất điều hành. Gia đình nói "khoản vay của công ty cha đã trả hết", nhưng thế chấp hạn mức là khung vay, trả rồi mà không đăng ký xóa thì khung vẫn còn. Hỏi ngân hàng thì số dư bằng 0 nhưng khung vẫn sống, muốn xóa cần giấy tờ của ngân hàng. Sau đăng ký thừa kế mới làm đăng ký xóa, lúc đó khu Ất mới sạch. Có gạch dưới là đã xong, không gạch dưới là còn sống. Cách đọc chỉ ở một điểm đó.

Chi phí xin giấy, tôi cũng viết bằng ví dụ thật. Nhà của chị này gồm đất và nhà, hai bản, tại quầy 600 yên x 2. Cùng ngày, nếu chỉ muốn xem nội dung trước qua Dịch vụ cung cấp thông tin đăng ký thì khoảng 330 yên một bản, không dùng làm chứng nhận được nhưng để đọc thì đủ. Nếu chỉ xem trước khi tư vấn thì cách này là đủ. Hồ sơ đăng ký thừa kế không cần giấy chứng nhận (vì Cục Pháp vụ tự xem hồ sơ đăng ký); chỉ cần khi đưa cho ngân hàng hoặc công ty bất động sản xem.

Cuối cùng, giấy chứng nhận đăng ký cho biết "hiện trạng trên sổ", chứ không bảo đảm hiện trạng thực tế. Loại đất ở phần tiêu đề là "rẫy" nhưng thực tế là bãi đỗ xe; diện tích sàn khác với đăng ký do cơi nới; nhà đã phá dỡ mà đăng ký vẫn còn (sót đăng ký diệt thất 滅失登記) ― những lệch pha như vậy rất thường gặp. Nguyên tắc là xem cả giấy chứng nhận lẫn hiện trường.

Người phụ nữ không biết gạch dưới ấy, hôm đó ra về với một nỗi lo "phải gánh nợ khi thừa kế" đã vơi đi. Chỉ cần học một cách đọc giấy chứng nhận, có nỗi lo sẽ biến mất. Phần tiêu đề cho biết "cái gì", khu Giáp cho biết "của ai", khu Ất cho biết "bảo đảm ra sao". Đọc ba phần theo thứ tự này. Và dòng có gạch dưới là ghi chép quá khứ. Với bốn điều này, bạn đọc được chín phần mười giấy chứng nhận. Một phần mười còn lại, như tôi viết ở cuối, phải đến hiện trường mới biết.

Người viết: 長澤湊（chuyên viên giao dịch bất động sản, hành chính thư sĩ, trợ lý trắc địa）　Nội dung kiểm tra ngày: 2026-10-14

Bài viết này là giải thích chung về quy định và thủ tục ở Nhật, không phải lời khuyên cho từng trường hợp cụ thể. Số liệu và quy định tính đến ngày ghi trên trang. Với trường hợp của bạn, hãy hỏi luật sư, tư pháp thư sĩ, kế toán thuế hoặc hành chính thư sĩ tại Nhật.

Tất cả bài đã dịch · Đọc bản gốc tiếng Nhật